余姚市人民法院诉讼档案管理规定

第一章  总则

第一条  为进一步规范和加强本院诉讼档案管理工作，杜绝案卷移交中的管理漏洞，确保案卷安全、完整与完好，更好地为审判工作服务，同时依法保障当事人的合法权利，根据相关法律法规以及上级法院相关规定，结合本院工作实际，制定本规定。

第二条  本规定所指诉讼档案，包括本院在审判、执行活动中形成的刑事诉讼、民事诉讼、行政诉讼、执行工作、审判监督等各类案件的档案。

第三条  审监庭是档案管理的职能部门，具体管理由档案室负责操作。

第四条  要严格案件卷宗的管理和交接，未结案的案件卷宗应由承办人妥善保管；已结案的卷宗，应及时组卷归档，由档案室集中管理。

第二章  归档

第五条  诉讼档案由承办书记员（含法官助理）按照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》及本院《档案管理制度》等规定做好材料收集、整理、装订工作，由担任案件记录的相应速录员做好卷宗目录封面填写及归档工作。

承办审判（执行）员负责案卷质量的检查审核，并督促书记员及时移送案卷给速录员，以及速录员及时归档。

第六条  业务部门应在案件办结后30日内将装订成册的案件卷宗交速录员填写目录及封面，以便速录员及时归档。

速录员在接收业务部门移交的由其担任庭审记录的案件卷宗后，应在10个工作日内完成该案卷目录、封面的填写及归档工作。

第七条  业务庭承办书记员应将案卷移交给担任该案庭审记录的速录员填写目录及封面，移交时，应附档案室统一设计的案卷移交清单一式三份，由速录员签字接收，业务庭自执一份以备案；案件移交清单的填写应以速录员为分类，以便落实责任。

速录员填写完毕后，将同一批次案卷移至档案室，并办理归档手续，由档案管理人员在移交清单上签字接收。速录员自执一份清单以备案。

第八条  档案管理人员接收移送归档的卷宗后，一般应当场作出检查，特殊情况下，3个工作日内作出检查。对不符合归档要求的，不予归档，退回修正。

第九条  各业务部门在卷宗移交速录员前，须全面填写审判（执行）流程管理系统中的信息。

速录员应在办理纸质档案归档手续的当天，通知承办书记员对同一批次归档案件向系统申报电子归档。

档案管理人员应及时审核完成电子档案归档。未完成纸质档案归档手续的，不得准予电子档案归档。

第十条  几类特殊情况的处理：

（一）案件结案后被上诉（抗诉），业务庭应先归档后，再从档案室办理借卷手续。

（二）上诉（抗诉）案件退回后，各业务庭应在10日内将退回的案卷归档，并按要求完成电子归档。

（三）案件需要移送管辖的，负责归档人员应在移送前复印相关案卷材料，将复印件组卷后进行归档，并按要求完成电子归档。

（四）案件结案后至归档前，暂未办理诉讼费结算等相关手续的，应于案卷相应位置留足粘贴结算票据等材料的位置，并予以说明，在规定时间内进行归档。归档后相关手续办理完毕的，由各部门承办书记员及时于已归档案卷中补齐相关材料。

第十一条  档案室负责督促各业务部门及时归档，并对各部门案卷归档情况实行逐月通报。

第三章  查阅

第十二条  当事人或诉讼代理人查阅相关已归档案卷应遵守以下规定：

（一）应联系案件承办法官或承办书记员（含法官助理），由其陪同当事人或诉讼代理人查阅、摘抄或复制案卷相关材料；承办法官或书记员均已离岗的，应联系案件所属承办庭，由庭负责人指定人员予以陪同。

（二）当事人凭身份证，诉讼代理人凭当事人委托书、律师证以及律师事务所公函查阅相关案件的案卷正卷。

（三）摘抄、复制案卷的卷内材料，需经案件承办法官同意；承办法官已离岗的，需经案件所属承办庭负责人同意。一般摘抄、复制的材料仅限于判决书、裁定书、调解书等结论性材料，其他材料原则上不允许复制。

（四）查阅案件材料中涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，查阅人应当保密。

（五）案卷复制需由档案管理人员陪同。

第十三条  外单位查阅档案应持有县、团级以上（本县区的应持乡、街道办事处以上）介绍信及查阅人工作证，经批准方可查阅。涉及国家机密、个人隐私和对社会不良影响的案卷不得查阅。

第十四条  查阅人员应爱护案卷材料，在查阅过程中，严禁剪裁、增删、涂改、圈点、填注、折皱、拆散、撤换卷内材料等损坏档案的行为；同时严禁吸烟、用手指沾取唾沫翻页等行为，以防案卷受损。违者应追究责任。

第十五条  档案查阅后，经档案管理人员和查阅人双方对所查档案清点检查后、方可办理归还手续。

第十六条 未归档案卷的查阅，由案件所属部门负责办理。

第四章  借档和调档

第十七条  借调人员禁止进入档案库房。

第十八条  可以向档案室借调案卷的本院内部人员为本院各审判庭的案件承办人和按规定可以调卷的本院其他人员。临时聘用人员、实习生不得借调案卷或代借案卷。

第十九条  业务庭承办法官因办案需要可以借调自己承办的已归档案卷。

本院干警因工作需要借调他人承办的各类诉讼档案的，应经借调人所在部门负责人批准，并开列《案卷借调审批单》，到档案室办理相关借调手续。（《内部干警案卷借调审批单》见附件1）

第二十条  借调人向档案室借卷，需提供经相关领导审批的《案卷借调审批表》，并逐案填写调卷登记卡，并在登记卡上签名。

案卷借调时间为2个月，超期借调的，需经本部门领导同意，并在档案室办理续借手续。

案卷归还时，原则上由借调人本人办理销借手续。

第二十一条  借出的已归档案卷借档部门不得向其他部门和外单位转借。如相关部门确有必要借调已借调给其他部门的案卷的，须由原借调人将案卷归还档案室后再行向档案室办理借调手续；需要在部门内部移交借调案卷的，各部门应作好登记备考。

第二十二条  上级法院因办案需要直接委托我院相关部门向档案室借调已归档案卷，由该部门指定专人，凭上级法院出具的调卷函，前往档案室直接办理借调手续，并在借调登记卡上注明“xx法院调卷”。

借调案卷以机要件发出，或专人递送。

第二十三条  已归档案卷原则上不外借。党委、人大、纪检部门、公安机关、国家安全机关、检察院等国家机关确因工作需要借调已归档案卷的，须持单位介绍信和调卷人工作证，并经借调案件主管院领导批准，方可借调案卷的正卷。

借调归还期限为一个月，档案室应提前五天进行催还，如需超期借阅，须办理续借手续。

第二十四条  各部门未归档案卷不得外借。紧急情况下必须外借的，须经分管院领导同意后报档案室备案。

第二十五条  借调人及借卷利用单位，须保证所借案卷的整洁、安全和完整。

因借卷人原因造成档案毁损、缺失、被盗或丢失的，按照有关规定追究相应的责任。

第二十六条  档案室将对未按照以上规定借调案卷的部门、人员进行通报，并由考核办依照岗位目标考核办法的有关规定进行处罚。

第五章  调岗、离岗人员案卷移交

第二十七条 因工作需要在本院调岗的人员，应在调岗日前对所承办和保管的案件进行清理，由所在部门负责案卷核对。已办结的案件，应形成诉讼档案并在人员离开前及时归档；未办结的案件，列出清单交由所在部门监督办理，需要变更承办人员或书记员的，应填写案卷移交单，一式四份，交接人员双方和所在部门、审监庭各执一份，相关部门应派专人负责保管。(未办结案件卷宗移交单见附件2)

第二十八条  因工作变动、退休、辞职、开除、解除劳动合同等原因离开审判（执行）岗位，应在离岗前对所承办和保管的案件进行清理，由所在部门负责案卷核对。已办结的案件，应形成诉讼档案及时归档；未办结的案件，由所在部门及时指派其他承办人员办理，并填写案卷移交单，一式四份，交接人员双方和所在部门、审监庭各执一份，相关部门应派专人负责保管。(未办结案件卷宗移交单见附件2)

第二十九条  调（离）岗人员在调（离）岗前，应归还以其名义借调的案卷。确因办案需要继续使用的，先行归还后再由所在部门的其他人员重新办理借调手续。

离岗人员离岗前，必须向本院人事部门出具所在部门和档案室开具的所有案卷移交完毕的证明。

第三十条  在外单位挂职或外出学习、培训半年以上的人员，需要变更承办人员或书记员的，按照离岗人员案件移交办法办理移交手续。

第六章  附则

第三十一条  本规定若有与此前本院作出的相关规定相抵触的，以本规定为准。

第三十二条  本规定由院考核办负责解释。

第三十三条  本规定自公布之日起执行。